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Offre d'emploi

Adjoint(e) administratif(ve) & Coordonnateur(trice) Événementiel
Sommaire du poste

L’Adjoint(e) administratif(ve) & Coordonnateur(trice) Événementiel assure un soutien essentiel à la Directrice générale et à l’ensemble de l’équipe pour les tâches administratives, logistiques et événementielles. Cette personne joue un rôle clé dans le bon fonctionnement de l’organisation en contribuant à améliorer l’efficacité interne, en coordonnant certaines activités tel que le Déjeuner-Bénéfice, l’Étoile du Nord et les activités de tierce partie, en soutenant la coordination des activités de plus grande envergure tel que le Tournoi de golf tout en permettant à la direction, ainsi qu’à la chargée de communication de se concentrer sur leurs priorités stratégiques.

Responsabilités principales
Coordination aux événements

  • Faire la planification, l’organisation et la logistique des événements de collecte de fonds ou autres activités spéciales.

  • Coordonner certains fournisseurs/commanditaires, bénévoles, inscriptions et listes de participants.

  • Conserver et cultiver les relations d’affaires avec les commanditaires majeurs régionaux et locaux.

Soutien administratif général

  • Accueillir les visiteurs, répondre aux appels, traiter le courrier et gérer la correspondance générale.

  • Assurer le classement, la tenue de dossiers et la mise à jour de la documentation administrative.

  • Rédiger, relire et mettre en forme divers documents administratifs.

  • Gérer l’approvisionnement en matériel de bureau et assurer la coordination avec les fournisseurs.

  • Maintenir la base de données et les dossiers administratifs en assurant une saisie d’informations rigoureuse et exacte.

    • Veiller à ce que les activités concernant les donateurs soient entrées avec exactitude en temps opportun dans Prodon (base de données de la FHRE) et les dossiers des donateurs sur papier et soutien électronique.

Soutien à la gouvernance

  • Préparer la logistique des réunions du Conseil d'Administration et de l’Assemblée Générale Annuelle : convocations, préparation et envoi des documents, prise de notes et rédaction des procès-verbaux.

  • Assurer le suivi des actions et documents requis.

Compétences recherchées

  • Excellente organisation et gestion des priorités;

  • Grande rigueur, souci du détail et précision dans la saisie de données et la rédaction;

  • Excellente aptitudes en communication orale et écrite française;

  • Bonnes aptitudes en communication orale et écrite anglaise;

  • Polyvalence, capacité de gérer plusieurs dossiers simultanément;

  • Bonne maîtrise du logiciel Excel (tableaux, filtres, formules de base) et aisance générale avec la technologie;

  • Sens du service et attitude collaborative;

  • Discrétion, professionnalisme et respect de la confidentialité;

  • Être une personne d’équipe et en mesure de travailler de façon autonome.

Profil recherché

  • Diplôme d’études collégiales en administration, bureautique ou discipline connexe, ou expérience équivalente;

  • Expérience pertinente en soutien administratif, idéalement dans un OSBL ou dans un environnement multi-projets;

  • Expérience en coordination d’événements;

  • Soutien à la gouvernance sera considéré comme un atout;

  • Expérience en création de contenu ou en gestion de médias sociaux afin de soutenir ponctuellement les communications sera considéré comme un atout;

  • Confort avec les outils numériques et les environnements collaboratifs (Suite Microsoft, Google Workspace, bases de données, plateformes de gestion).

L’emploi du masculin, dans certains cas, est ici privilégié dans le seul but d’alléger le texte. Nous souscrivons au principe de l’équité en matière d’emploi.

Postule maintenant !

Fait parvenir ton CV et ta lettre de motivation avant le vendredi 30 janvier 2026.

Formulaire de candidature

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Merci de ton intérêt à joindre notre équipe ! Seules les personnes sélectionnées seront contactées, mais chaque candidature sera étudiée avec attention.

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